El problema
El área de soporte llevaba los ingresos de equipos en bitácoras de Excel separadas por sede y por tipo de servicio (particulares y garantías HP). Las solicitudes de clientes que todavía no traían el equipo no quedaban registradas en ningún lado, y saber en qué estado iba un caso obligaba a abrir varios archivos.
Paso 1 — La base de datos en SharePoint
Una sola lista para todos los casos. Las columnas de la bitácora pasaron a la lista, organizadas por etapa del servicio.
- Más de 50 columnas: ingreso del equipo, diagnóstico, cotización, pagos y entrega.
- Saldos que se calculan solos a partir del costo y los abonos.
- Estados del caso (pendiente, diagnosticado, cotizado, listo, entregado) con colores.
Paso 2 — Pantalla de inicio
Tres accesos grandes que se reacomodan según la pantalla: computador, tableta o celular.
- Ingreso directo: el cliente llega con el equipo.
- Preventa técnica: alguien pide información o cotización y aún no trae el equipo.
- Buscar caso: abrir y actualizar un servicio que ya existe.
Paso 3 — Un registro que se adapta
La misma pantalla cambia según por dónde se entra. En una preventa se piden el contacto y el interés, y su estado se marca como abierto, aprobado o negado. Si se aprueba, en la misma pantalla se despliega el registro completo del equipo.
Paso 4 — Buscar caso
Los técnicos filtran por sede y por tipo de servicio (particular, garantía HP o preventa) y buscan por número de orden, nombre o cédula. Los casos salen del más antiguo al más reciente, con el estado a la vista.
Lo que sigue
- Consecutivos automáticos por sede.
- Diagnóstico, cotización y entrega con cambios de estado desde la app.
- Hoja de ingreso imprimible para el cliente.
- Informes en Power BI.
Créditos
Diseño y construcción: Andrés Felipe Nieves Rojas. Desarrollado con la asistencia de Claude (Anthropic) en la planeación, la estructura de datos y la configuración de la app. Las capturas usan datos de prueba.